VentasCRM vagy Excel: melyik viszi tovább a B2B értékesítést?

Az Excel nem ellenfél, hanem a jelen. Rengeteg magyar KKV értékesítése ma is táblázatban működik, és sok esetben teljesen jól. Gyorsan készül benne egy ajánlatlista, mindenki ismeri, lehet számolni, szűrni, összegezni, és egy kisebb csapatnál hosszú ideig nem feltétlenül látszik, miért lenne szükség bármi másra.

A kérdés nem az, hogy az Excel jó vagy rossz eszköz. Sokkal érdekesebb az, hogy meddig tudja kényelmesen elvinni a B2B értékesítést. Mi történik akkor, amikor ugyanahhoz az ügyfélhez már több ember nyúl, az ajánlatoknak több verziója van, a döntési ciklus hetekig tart, és a tulajdonos vasárnap este már nem szeretné három különböző fájlból összerakni a hétfői pipeline-t?

Ebben az összehasonlításban a VentasCRM-et sem úgy kezeljük, mintha minden létező CRM-et képviselne. Egy B2B értékesítésre épített rendszerként nézzük: partnerkezelés, pipeline, ajánlatkövetés, aktivitások, majd később azok a modulok, amelyekre ténylegesen szükség lesz.

A CRM vagy Excel cikk általánosabban vizsgálja, mikor nő ki egy vállalkozás a táblázatos működésből. Itt konkrétabban azt nézzük meg, hogyan viselkedik a két megoldás a mindennapi B2B értékesítésben.

Amiben az Excel tényleg nagyon jó

Az Excel egyik nagy előnye, hogy nem kell elmagyarázni, mire való. Egy ajánlatlista akár fél óra alatt elkészül, az összegek, árrések és szezonalitási számítások pedig természetes terepei a táblázatnak. Ha egyetlen ember viszi az értékesítést, kevés aktív ügy fut egyszerre, és rövid a döntési ciklus, egy jól felépített Excel kifejezetten hatékony lehet.

Nincs különösebb betanulási idő, nem kell új felületet megszokni, és az adatok exportálása vagy továbbadása is egyszerű. A könyvelő, a pénzügy és a tulajdonos szinte biztosan tud mit kezdeni egy táblázattal.

Ezek valós előnyök. Egy CRM-szolgáltató sem tesz magának jót azzal, ha úgy próbál rendszert eladni, hogy közben elmagyarázza a vállalkozásnak, mennyire rossz eszköz az Excel. Nem az.

A VentasCRM használata mellett is bőven maradhat helye táblázatoknak. Árréselemzés, egyszeri pénzügyi számítás, beszállítói lista, kapacitásterv vagy historikus elemzés továbbra is tökéletesen működhet Excelben.

A kérdés sokkal szűkebb: hol lakjon az aktív ügyfél és az értékesítési ügy története?

A táblázat ott kezd elfogyni, ahol az ügyfélnek már története van

Egy egyszerű értékesítési lista könnyen elfér sorokban. Cégnév, összeg, státusz, dátum. Egy B2B ügylet azonban idővel ennél jóval több lesz. Volt egy első egyeztetés, helyszíni felmérés, két ajánlatverzió, telefonos pontosítás, új döntési dátum és egy másik kolléga, aki közben a műszaki részletekről beszélt az ügyféllel.

Az Excel mindezt elméletben képes tárolni. A gyakorlatban azonban a megjegyzésoszlop nőni kezd, az e-mailek külön maradnak a postaládában, a telefonos beszélgetés egy része pedig egyszerűen az értékesítő fejében él.

A tábla és e-mail vs CRM összehasonlításban ezért a postafiók is bekerül a képbe. Sok vállalkozásnál ugyanis az Excel csak a címlap. Megmutatja, hogy az ügylet „tárgyalás” státuszban van és ér hárommillió forintot, de azt már a Gmailből kell visszakeresni, hogy az ügyfél valójában mire vár.

A töréspont ott jelenik meg, amikor a címlap és a történet annyira eltávolodik egymástól, hogy a vezető egyikből sem tud biztos képet kapni.

A második töréspont a kézváltás

Egy egyszemélyes értékesítés sok hibát el tud rejteni, mert ugyanaz az ember tudja a teljes történetet. Ő tárgyal, ő írja az ajánlatot, ő hív vissza, és ha valami nincs beírva, legalább emlékszik rá.

A helyzet akkor változik meg, amikor az ügyfél több ember között mozog.

Az értékesítő felveszi az igényt, egy belső kolléga elkészíti az ajánlatot, a műszaki vezető pontosítja a részleteket, nyert ügylet után pedig a projektcsapat veszi át a munkát. Ilyenkor az átadás minősége már üzleti kérdés.

Táblázatban ebből könnyen három külön fül, több megjegyzésoszlop vagy külön fájl lesz. Egy CRM-ben ugyanaz az ügyfél és ugyanaz az üzlet egy közös történetként folytatható.

Ha a vállalkozásban nincs ilyen kézváltás, az Excel jóval tovább bírhatja. Ha viszont rendszeres, akkor egy idő után nem maga a táblázat lesz a probléma, hanem az információ átadásának bizonytalansága.

Mit ad ehhez a VentasCRM?

Ezen a ponton érdemes kerülni a funkciókatalógust. A VentasCRM alapvető előnye nem az, hogy „több mindent tud, mint az Excel”. Egy táblázatba megfelelő kitartással szinte bármit bele lehet építeni.

A különbség inkább az, hogy bizonyos dolgokat eleve ügyfél- és értékesítési logikában kezel.

A partner és a kapcsolattartó egy helyen kereshető. Az aktív üzletnek van pipeline-szakasza, felelőse és következő lépése. Az előzmények ugyanahhoz az ügyhöz kapcsolódnak, a következő aktivitás pedig nem egy külön naptári emlékeztető, amelyet csak az értékesítő lát.

Terepen dolgozó csapatnál a mobilos használat is fontosabbá válhat. Egy külsős értékesítőnek vagy műszaki kollégának nem feltétlenül az a döntő, hogy mennyire látványos a vezetői dashboard. Sokkal fontosabb, hogy egy ügyféltalálkozó után telefonról gyorsan hozzá tudja írni a jegyzetet és a következő dátumot.

Az AI-alapú érdeklődő-értékelés vagy további automatizmusok már egy későbbi szintet jelentenek. Ezek a funkciókközött áttekinthetők, de nem feltétlenül ezek miatt érdemes elkezdeni CRM-et használni.

A Store pedig arra szolgál, hogy később olyan további elemek kerüljenek a rendszer mellé, amelyekre ténylegesen szükség van. A logika nem az, hogy az első napon mindent meg kell venni és bekapcsolni.

Először működjön a partner, a pipeline és a következő lépés.

Amit egy CRM sem old meg helyettünk

Egy összehasonlítás akkor korrekt, ha nemcsak azt mondja el, mit nyerünk, hanem azt is, mit nem.

A VentasCRM sem teszi feleslegessé az Excel használatát. Nem teszi nullapercessé a bevezetést, és attól sem fognak az értékesítők automatikusan lelkesedni az adminisztrációért, hogy az egy modernebb felületen történik.

A CRM nem fog jobb árat kialkudni, nem javítja meg a gyenge ajánlatot, és nem helyettesíti a szakmai tudást sem.

Amit viszont tud, az a közös ügyféltörténet, a felelősség és a következő dátum kezelése.

Ha a vállalkozás jelenleg is képes ugyanezt fegyelmezetten megoldani Excelben, egyetlen értékesítővel és kevés aktív üggyel, nincs különösebb ok csak azért váltani, mert létezik CRM.

Ha viszont a munka már nem lista, hanem ügyféltörténetek és kézváltások sorozata, akkor a táblázat egyre több kompromisszumot kér.

Melyik kerül többe?

Első ránézésre ez egyszerű kérdés. Az Excel már megvan, a CRM-nek pedig van havi előfizetési díja. Rövid távon tehát a táblázat szinte mindig olcsóbbnak látszik.

A valós költség azonban nem csak a számlán szerepel.

Excelnél ott van a kimutatások elkészítésének ideje, az információkeresés, a dupla adatbevitel, a párhuzamos fájlok kezelése és az a munkaóra is, amikor a tulajdonos vasárnap este megpróbálja összerakni, mi várható a következő héten.

CRM-nél ezzel szemben számolni kell az előfizetéssel, a bevezetésre fordított idővel és azzal is, hogy az első hónapokban valakinek gazdának kell lennie. Ez nem ingyenes munka.

A VentasCRM árazás megmutatja a csomagok közvetlen költségét, de döntéskor érdemes mellé tenni a jelenlegi működés munkaidejét is. Nem kell forintra pontos ROI-modellt építeni. Már az is sokat mond, ha egy héten összeszámolják, mennyi idő megy el arra, hogy megtaláljanak egy ügyféllel kapcsolatos információt, újra elkészítsenek egy kimutatást, vagy tisztázzák, melyik ajánlatverzió az aktuális.

Két értékesítő és húsz-harminc aktív ajánlat mellett ezek az apró veszteségek már könnyen összeadódnak.

A legdrágább rendszer pedig továbbra is az, amelyiket fizetik, de a valódi munka máshol történik.

A próba ne a demóról szóljon

Ha CRM-ben gondolkodnak, a próba akkor ér valamit, ha saját működéssel tesztelik.

Ne csak a szolgáltató előre elkészített mintaügyfeleit nézzék. Állítsák be a saját négy-öt pipeline-szakaszukat, vigyenek be néhány valódi vagy anonimizált ügyet, és adjanak hozzáférést annak a két embernek, akinek később ténylegesen dolgoznia kell benne.

A kérdés ne az legyen, hogy szebb-e, mint az Excel.

Hanem az, hogy könnyebb-e vele elvégezni a napi munkát.

Egy hívás után mennyi idő alatt készül el a jegyzet? Milyen gyorsan állítható be a következő aktivitás? Telefonról is működik? A vezető hétfőn valóban gyorsabban látja a pipeline-t?

A kilenc CRM-választási kérdés ezért többet érhet a szerződés előtt, mint egy hosszú funkciólista.

A VentasCRM akkor érdemes shortlistre, ha a vállalkozás problémája elsősorban a partnerek, ajánlatok és értékesítési folyamat közös kezelése. Ha teljes vállalatirányítást, komplex gyártási rendszert vagy mély raktárlogikát keresnek, más kategóriájú rendszerre is szükség lehet.

Egy 15 fős disztribútor, 900 Excel-sorral

Egy 15 fős B2B disztribútornál a közös Excel nagyjából 900 partnert tartalmazott. Ebből körülbelül 200 volt valóban aktív, a többi korábbi vevő, egyszeri érdeklődő vagy olyan cég, amellyel évek óta nem történt semmi.

Két külsős értékesítő napközben autóból telefonált, a belső ügyfélszolgálat e-mailben egyeztetett szállítási időpontokat, a tulajdonos pedig elsősorban a raktárforgalomból próbálta megbecsülni, hogyan áll az értékesítés.

A CRM-váltást hónapokig halogatták. Közben minden problémára született egy új Excel-fül.

Amikor végül elindult a költözés, nem vitték át mind a 900 sort. A 200 aktív partnerrel és nyitott üggyel kezdtek, és a korábbi tizenkét rendszeresen használt oszlopból is csak nyolcat tartottak meg.

A pipeline öt szakaszt kapott.

A külsős értékesítők számára nem a riportok jelentették a legfontosabb előnyt, hanem az, hogy a telefonjukról rögtön hozzá tudták írni az ügyfélhez, mi történt és mikor kell újra jelentkezni.

Az Excel közben nem tűnt el. A pénzügyi és árréselemzések, valamint a beszállítói listák továbbra is ott maradtak.

Az első két hónapban az egyik értékesítő még saját párhuzamos fájlt is vezetett. A döntő változás akkor történt, amikor a hétfői megbeszélésen a vezető következetesen csak a CRM-ben lévő ügyeket vette elő. A saját Excel ettől nem lett betiltva. Egyszerűen megszűnt hivatalos forrás lenni.

Néhány hét alatt el is halt.

A történet tanulsága nem az, hogy a CRM „legyőzte” az Excelt. Inkább az, hogy mindkettő megtalálta a saját szerepét. Az Excel maradt a számolásnál. Az aktív ügyféltörténet pedig átkerült oda, ahol többen is hozzáfértek ugyanahhoz az aktuális állapothoz.

Mikor maradjon Excel, és mikor érdemes CRM-ben gondolkodni?

Maradjon nyugodtan Excel, ha egy ember kezeli az ügyeket, kevés aktív ajánlat fut párhuzamosan, nincs jelentős kézváltás, és a vezető tíz perc alatt össze tudja rakni a heti értékesítési képet.

A CRM akkor kezd érdekesebbé válni, amikor már több ember kommunikál ugyanazzal az ügyféllel, az ajánlati ciklus napok vagy hetek helyett akár hónapokig tart, és az üzlet valódi előzménye részben e-mailben, részben jegyzetekben, részben a táblázatban él.

A VentasCRM pedig akkor lehet releváns jelölt, ha elsősorban B2B partner- és értékesítéskezelést szeretnének rendbe tenni, nem pedig egy teljes vállalatirányítási rendszert keresnek.

A két eszköz együttélése is teljesen normális. Az elemzés maradhat táblázatban, miközben az aktív ügyfélkezelés CRM-ben történik.

Egy dologra viszont érdemes figyelni: az élő üzletnek csak egy hivatalos állapota legyen.

Ha az Excel szerint 4,5 millió az ajánlat, a CRM-ben 4,2 millió, az ügyfél pedig e-mailben már egy harmadik verziót kapott, akkor nem eszközprobléma van. Nincs kijelölt igazságforrás.

Az első két hét, ha a CRM felé billen a döntés

A váltást nem érdemes a teljes cégtörténettel kezdeni. Az első körbe kerüljenek az aktív partnerek és a nyitott ajánlatok, kevés kötelező mezővel. A régi Excel közben maradhat történeti adattár, és természetesen továbbra is használható arra, amiben jó: árrés, beszállítók, egyszeri elemzések.

A két legfontosabb teszt az első hetekben eltérő lehet. A terepen dolgozó kolléga próbálja ki, mennyire könnyen tud mobilról jegyzetet és következő lépést rögzíteni. Az irodai vezető pedig nézze meg, hogy hétfőn valóban gyorsabban összeáll-e a pipeline.

Ebben a szakaszban egy CRM-nek három alapműveletben kell bizonyítania: új partner vagy ügy felvétele, pipeline-szakasz módosítása és következő dátum rögzítése.

Ha ezek bonyolultabbak, mint egy új Excel-sor kitöltése, nem biztos, hogy maga a CRM-koncepció rossz. Lehet, hogy egyszerűen túl sok mezőt és szabályt kapcsoltak be az induláskor.

Az olyan további modulok, mint a scoring, az asszisztens vagy egyéb kiegészítések ráérnek akkor, amikor az alap ügyfélkártya már valóban a napi beszélgetések kiindulópontja.

Először az új rendszer tudja legalább azt, amit a jó Excel tudott.

Utána érdemes kihasználni azt, amit a táblázat már nehezebben.

Mit csináljon jövő hétfőn?

Először írja fel öt lépésben, hogyan történik ma egy átlagos B2B értékesítés az első érdeklődéstől a lezárásig. Minden lépés mellé írja oda azt is, hol található róla az információ: Excelben, e-mailben, telefonban, valamilyen más rendszerben vagy egyszerűen valaki fejében.

Ezután számolja meg a jelenlegi nyitott ajánlatokat, és azt is, hány különböző ember dolgozik velük. Ha egy ügyhöz rendszeresen több ember kapcsolódik, már érdemes különösen figyelni arra, hogyan történik az információ átadása.

A következő hétfői megbeszélésen próbáljanak meg csak a dátum nélküli aktív ügyekkel foglalkozni. Ha ezt a listát a jelenlegi Excelből két perc alatt ki lehet szűrni, a táblázat még lehet, hogy tökéletesen ellátja a feladatát. Ha előbb három kollégát kell megkérdezni, hogy melyik sor valóban aktív, akkor már látszik a hiány.

Ha ez a hiány elsősorban partner-, pipeline- és aktivitáskezelés, érdemes megnézni a VentasCRM funkcióit, és nem rögtön a teljes modulválasztékkal kezdeni.

Ezután két teljesen legitim út közül lehet választani: 90 napig szigorúbban vezetni a jelenlegi Excelt, vagy 90 napig kipróbálni a CRM-alapú működést.

Mindkettőnek ugyanaz a feltétele: legyen gazdája.

Az Excel és a CRM közötti valódi különbség ugyanis nem az, hogy az egyik cellákból, a másik kártyákból áll.

A kérdés az, hol tudja a cég megbízhatóbban egyben tartani az ügyfél történetét, a felelőst és a következő lépést.

Amíg erre egy jól vezetett táblázat a válasz, nincs ok szégyellni.

Amikor viszont a munka már több ember között mozog, hosszabb az ajánlati ciklus, és a hétfői képhez rendszeresen keresgélni kell, az Excel lassan nem olcsóbb lesz.

Csak máshol fizetnek érte.